Используя данный сайт, вы даете согласие на использование файлов cookie, помогающих нам сделать его удобнее для вас. Подробнее
Хорошо, все понятно
Close

Подготовка к тендеру. Как писать техническое задание на обслуживание СБ

Подписаться →
Лайфхаки по составлению техзадания на обслуживание
Честная и профессиональная сервисная компания всегда готова дать вам оптимальную, объективную по рынку цену на техническое обслуживание систем безопасности. Нужно ей в этом помочь и составить подробное и правильное техническое задание. Все неизвестные элементы формулы подрядчик вынужден закладывать в свои риски.

Неправильное ТЗ на обслуживание систем безопасности: чем вам это грозит

Представьте, что вы приглашаете вслепую бригаду, чтобы сделать ремонт в квартире. Вам кажется, что достаточно поменять пару розеток, освежить сантехнику, переклеить обои, переставить мебель по фэн-шую и дом как новый. По ходу пьесы выясняется, что нужно полностью менять проводку, а кухонный гарнитур вообще выносить на свалку, ибо он не годится под новый развод труб.
РАБОТЫ ИДУТ ПОЛНЫМ ХОДОМ, СМЕТА УВЕЛИЧИВАЕТСЯ КАЖДЫЙ ДЕНЬ, БЮДЖЕТ УЖЕ ПРЕВЫСИЛ ВСЕ РАЗУМНЫЕ ПРЕДЕЛЫ, А РЕМОНТУ НЕ ВИДНО КОНЦА
РАБОТЫ ИДУТ ПОЛНЫМ ХОДОМ, СМЕТА УВЕЛИЧИВАЕТСЯ КАЖДЫЙ ДЕНЬ, БЮДЖЕТ УЖЕ ПРЕВЫСИЛ ВСЕ РАЗУМНЫЕ ПРЕДЕЛЫ, А РЕМОНТУ НЕ ВИДНО КОНЦА
Наемные специалисты не виноваты — вы изначально поленились все продумать и составить детальный план. Точно такая же история может произойти с техническим обслуживанием систем безопасности. Только масштабы бедствий будут пропорциональны размеру компании.

На самом деле, подобные истории не редкость. В нашей практике мы повсеместно сталкиваемся с тем, что неправильно сформированное техническое задание на сервисное обслуживание приводит к потере времени и денег.

Итак, что вы получаете, если техническое задание для сервисной компании написано на отъявись:

Переплату за услуги, которые вы забыли внести. Тендер уже прошел, все, что сверх сметы, придется отдавать текущему подрядчику по ценам, которые он озвучит. Они, вероятней всего, будут завышены
Дополнительные счета за доработки, связанные с не прописанными в договоре ремонтами, переносами оборудования, модернизацией. Подрядчик заложил в себестоимость то, что вы ему указали, плюс риски по вещам, которых он не видит в ТЗ
Сроки ремонтов могут увеличиться, потому что начинается выяснение — это было в техническом задании, этого не было

Техническое задание на обслуживание систем безопасности: общие правила

Техническое задание на сервисное обслуживание системы безопасности пишется с одной целью — поддержание ее работоспособности. Вот несколько общих рекомендаций, которые помогут составить грамотное ТЗ:
1
Техническое задание должно быть четким и как можно более подробным. Не бойтесь, детализация не отпугнет подрядчика. Наоборот, как только сервисная компания видит в документе слепые зоны, она инстинктивно закладывает риски в стоимость своих работ.
2
Техническое задание не должно выглядеть «мутным». Если один пункт противоречит другому через пару параграфов, создается впечатление, что тендер делается под конкретного подрядчика, а остальных нужно отсеять.
3
Откажитесь, ради всего святого, от регламентных работ по всем системам, кроме пожарной, где есть нормативы и требования закона. Это атавизм, поскольку такие планово-проверочные работы на практике не снижают вероятность поломки.
Обычный алгоритм регламентных работ:

один раз в месяц или реже приезжает специалист сервисной компании, проводит визуальный осмотр оборудования (камеры, датчики, СКУД, пожарная сигнализация и т. п.). Он протирает пыль (без шуток), смотрит на контрольной панели, что все датчики бьются, сигнал идет. На этом работа заканчивается. Операция эта бесполезная, если что-то сбоит, вы первые об этом узнаете, но за нее платятся деньги.
4
Прописывайте спецификацию оборудования на каждом из объектов! Для начала достаточно составить полный его перечень, чтобы подрядчик лучше понимал, какой объем работ предстоит.
5
Продумайте SLA. В этих стандартах важно обговорить сроки выполнения работ. В чем тут фишка? Чем жестче сроки, тем круче цена. Для подрядчика все, что быстрее двух дней — срочные работы. Выезд техников распланирован, если поступает такая заявка, нужно выдергивать сотрудников с других объектов, манкировать другими заказчиками, где-то даже попадать на штрафы. Компания вынуждена закладывать высокую цену.

Второй принципиальный момент — насколько вам критично, если оборудование будет простаивать в выходные? Это тоже закладывается в стоимость работ. Все зависит от задач и специфики бизнеса. Нет смысла переплачивать за скорость. Закладываете 3−4 часа на реагирование по заявке, не подумав, — получаете неадекватную цену.

Градации скорости реагирования на заявки по сервисному обслуживанию:

● 2−3 часа — ультра-быстро;

● 24 часа — просто быстро;

● 48 часов — нормальная практика и оптимальный стандарт.

● Сейчас граница, после чего цена у подрядчика перестает расти — 3 дня на устранение поломки.

Как должно выглядеть идеальное техническое задание

Поговорим, как составить супер профессиональное техническое задание на обслуживание систем безопасности и получить от сервисной компании идеальную цену.
В хорошем ТЗ должно быть прописано: какие конкретно системы стоят в каждой точке (видеонаблюдение, СКУД, пожарная сигнализация, IT-инфраструктура — аудио-оповещение, кассы, серверы, сетевое оборудование).
По каждой системе нужно определить состав оборудования. В идеале прописать спецификацию на каждый объект одной системы, что встречается в 10% случаев.

Технические задания на обслуживание систем безопасности делятся по уровням крутизны:

1
Указан тип системы и примерное количество оборудования (например, 20−30 камер на объект). Приемлемо, но недостаточно.
2
В разделе спецификации оборудования прописаны бренды и производители. Несомненный плюс вашего ТЗ. Если бренд хороший, подрядчик понимает, что жалоб будет меньше, и не закладывает этот момент в риски.
3
Обозначен тип системы, количество единиц оборудования: видеорегистратор, камеры; пожарка — контроллер и датчики (с указанием проводные или без), СКУД (тип считывателя и марка), сервер (количество и марку, его характеристики), антикражные системы (вороты), аудио — колонки, ПО на сервере.
4
Если плюс ко всему вышеперечисленному проставлена модель и возраст системы — совсем отлично. Когда возраст не указан, подрядчик закладывает средний уровень (на 30% больше, чем для нового оборудования).
5
Уровень технического задания «платинум» — это, когда список объектов еще и разделен по регионам и городам. Грамотная сервисная компания сможет подсчитать для каждого города свою экономику (ставки з/п везде разные) и дать оптимальную цену по всей сети.
Простой пример:

Если вы не даете подрядчику марку производителя, непонятно, какую брать с собой технику (ЗИП). Подрядчик пошлет инженера (более дорогого специалиста), которого оплатите вы же, когда можно было сэкономить, или техник приедет первый раз для диагностики. Этот выезд окажется платным, а даже если бесплатно, то он ляжет в цену повторных выездов.

Как составить ТЗ на обслуживание, если вообще ничего нет

Достаточно получить данные с одного типового объекта и масштабировать их на все точки сети. В общем случае мы имеем три варианта действий:
1
Найти список контактов управляющих и написать им письмо:
Попросите сфотографировать оборудование в серверной
Посчитать количество камер
Посчитать количество считывателей — мест, к которым прикладываете карту
Аудиоколонок
2
Заказать платный аудит.
3
Заключить с подрядчиком договор на год, но с условием аудита при первом выезде.
Лучше потратить больше времени на подготовку правильного технического задания, чем усложнять себе жизнь в дальнейшем и получить завышенную стоимость сервисных работ и допкосты за все, что забыли в нем прописать.
Заполняя эту форму, вы даете согласие на обработку персональных данных