Используя данный сайт, вы даете согласие на использование файлов cookie, помогающих нам сделать его удобнее для вас. Подробнее
Хорошо, все понятно
Close

Как правильно провести тендер на техническое обслуживание и исключить навязчивых подрядчиков + БОНУС

Почему абонентская плата за техническое обслуживание вас разоряет
В прошлой статье мы поговорили о том, как составить правильное техническое задание на обслуживание систем безопасности, бьющее точно в цель. Цель у вас одна — обеспечить работоспособность инфраструктуры по оптимальной стоимости и без лишних напрягов. Следующая задача — как выстрелить этим ТЗ и угодить в достойного подрядчика, отвадить навязчивых игроков. Вопрос в следующем: где искать, как искать и кого искать?

Как выбрать площадку для тендера

Вы должны выбирать площадку для коммуникации с подрядчиками, исходя из своих задач и потребностей. Мы рекомендуем придерживаться двух правил:
1
Не ищите подрядчиков для технического обслуживания систем безопасности на открытых тендерных площадках, там, где «тусуются» госучреждения и делаются госзакупки. Сейчас это 6 аккредитованных ЭТП (список — здесь).
2
Не используйте для поиска сервисной компании коммерческие торговые площадки без крайней нужды. Их сегодня великое множество, как правило, они являются региональными или отраслевыми.
Что не так с открытыми тендерными площадками? По нашему опыту, существуют реальные риски наткнуться здесь на недобросовестных ребят, которые специализируются на судебных тяжбах и выкачивании денег с клиентов. На открытых ЭТП обитает целая когорта подрядчиков, дающих агрессивные цены, чтобы просто войти в любой привлекательный проект.

Они выигрывают тендер, чуть ли не за еду. Дальше начинаются юридические войны с заказчиком. Поводов можно найти достаточно: неправильно составлено техническое задание, не учтены какие-то моменты, в договоре не оговорены какие-то нюансы. Они вынуждают заказчика пойти на мировую, договориться о допсоглашениях, соответственно уже по другой, устраивающей их цене.

Вы тратите энергию на разборки (работа стоит, поскольку вы в состоянии спора). Даже если в итоге вы не теряете деньги напрямую, отбиваетесь от них, вы теряете время. Тендер нужно проводить заново.

Коммерческие тендерные площадки живут тем, что собирают деньги за участие в торгах. Отсеивать, ранжировать компании-претендентов не входит в круг их интересов. Подрядчиков здесь просто меньше, ловят удачу мелкие ИП, прочие случайные игроки, которые могут оказаться непрофессионалами, без опыта работы и необходимых компетенций.

В обоих случаях вы выкладываете тендер на техническое обслуживание СБ в открытый источник и никак не контролируете состав участников торгов. Да, формально они проходят по требованиям. Но любой документ или сертификат можно подделать. Проверка же отнимает время и вообще является накладной процедурой.

Оптимальный вариант для поиска сервисной компании для обслуживания систем безопасности — устроить внутренний, закрытый тендер. Сделать это можно с помощью собственного портала (если он есть) или самим приглашать участников, проводя жесткий отбор.

Где искать сервисную компанию для технического обслуживания

Существует несколько вариантов поиска обслуживающей компании под те или иные задачи:
Через интернет
Через знакомства, по рекомендации
На профильных выставках, форумах
Все это нужно делать без суеты и в спокойном режиме. Не нужно устраивать массовую рассылку. Обычно бывает так: вбивается запрос в поисковую строку, допустим — «обслуживание пожарной сигнализации». Затем выписываются электронные адреса компаний из топ-20 поисковой выдачи, и рассылается запрос. Не вполне профессиональный подход.

Подрядчики бывают очень чувствительны. Если перед рассылкой не было личного контакта, знакомства, то потенциальный участник тендера воспринимает это так: «Понятно, победитель определен, я им нужен для массовки, или ребята просто мониторят цены на техническое обслуживание, чтобы сверстать годовой бюджет».

Лучше проводить предварительную выборку, проверять потенциальных подрядчиков, что уже подразумевает первичные коммуникации в рамках подготовки к тендеру.

Не ставьте требованием к потенциальному подрядчику подготовку коммерческого предложения в течение трех дней. На написание полноценного КП, особенно если объектов много, необходимы одна-две недели.

Как выстроить процесс взаимодействия с подрядчиками по тендеру

Сформируйте требования к подрядчику из трех пунктов, которые будут рассылаться в сопроводительном письме вместе с техническим заданием на обслуживание. Ниже мы дадим горячий чек-лист, как определить, насколько хороша сервисная компания в работе. Общие условия таковы:
Юридическому лицу подрядчика не меньше двух лет
Возможность работать по всем регионам присутствия вашей сети
Оборот компании должен превышать сумму ежемесячных платежей по вашему договору
Не ищите компании под отдельные регионы. Найдите две-три которые, способны покрыть всю сеть, заключите с ними договоры и разделите регионы между ними. Так вы будете поддерживать мотивацию подрядчиков работать качественно, держать их в тонусе.

Проверить, может ли сервисная компания справиться с вашими задачами просто: спросите, какова у нее активная база на данный момент и какова ее география.

Если нет подтвержденного опыта, а подрядчик заявляет о готовности работать с вами, то знайте, он планирует построить сеть субподрядчиков под ваш заказ. На это у него в лучшем случае уйдет пара месяцев, а проверенными субподрядчики становятся только после двух лет совместной работы.

На следующем этапе начинайте активно общаться с заинтересованными в работе с вами подрядчиками. Чем больше труда, внимания вы вложите в эти коммуникации, тем более качественное предложение в итоге получите. Хороший подрядчик начнет задавать уточняющие вопросы по техническому заданию. В идеале нужно выделить время, съездить и показать ему типовой объект.

Огромным плюсом будет наличие у сервисной компании ПО для обработки заявок. Сегодня запустить у себя такую платформу недорого и недолго, а плюсов масса: появляется прозрачность, сокращается время на общение с подрядчиком, согласование, можно получать статистику для анализа. Мы советуем включать этот пункт в списко требований к претендентам.

Воронка тендера:

● Вы отправляете 20 запросов потенциальным подрядчикам. Ответят не все.

● 5 войдут в ваш шорт-лист, с кем вы будете обговаривать условия.

● С 3 сервисными компаниями вы подпишите контракт.
Воронка тендера
Как из 5 выбрать те самые три компании, на которых сердце ваше успокоится?
1
Проведите с каждым личную встречу
2
Проговорите условия технического задания, чтобы не было недопонимания
3
Получите уточнения по коммерческому предложению. Торгуйтесь!
4
Выявите самую низкую цену и предложите другим участникам акцептовать ее
5
Заключите договор с тремя участниками, кто приблизится к этой цене
6
Проверьте кандидатов на благонадежность и соответствие заявленным требованиям
Остается лишь правильно составить договор с сервисной компанией. Но это уже отдельная история.
БОНУС. Тест: насколько хорош ваш подрядчик в работе
Мы выбрали три основных и один дополнительный критерий оценки сервисной компании.
Введите свой email, чтобы получить доступ к тесту:
Заполняя эту форму, вы даете согласие на обработку персональных данных